Kontrolforanstaltningerne er iværksat for at hjælpe, beskytte og øge sikkerheden i udførslen af arbejdet, herunder at skabe et godt arbejdsmiljø og en god trivsel for medarbejderne. 

Kommunen foretager af sikkerheds- og driftsmæssige årsager logning og kontrol af din adfærd og færden, når du som bruger benytter kommunens IT-systemer, herunder e-mail, fysiske lokaliteter eller køretøjer. 

Nedenfor finder du listen over Fredensborg Kommunes kontrolforanstaltninger. Fælles for kontrolforanstaltningerne er, at de ikke er iværksat for at kontrollere medarbejderne i deres arbejde, men skal ses som en hjælp og sikkerhed i udførslen af arbejdet. De indsamlede oplysninger vil dog kunne bruges i personalesager ved konkret mistanke om pligtstridige forhold. 

1. Videoovervågning vil være skiltet eller på anden vis informeret på de områder, hvor der er sat kamera op. Log opbevares i maks. 30 dage. 
   Formålet er at forebygge kriminalitet i form af indbrud, tyveri og hærværk mod kommunale bygninger og ejendele samt skabe tryghed for personalet på arbejdspladsen. 
2. Lydoptagelse i forbindelse med videoovervågning sker 4 steder på Rådhuset og vil være skiltet. Log opbevares i 30 maks. dage. 
   Formålet er at skabe tryghed for personalet på arbejdspladsen. 
3. Brug af adgangskort til adgang på Rådhuset eller andre af Kommunens institutioner logges.  
   Formålet er at gøre det nemt og sikkert at kontrollere eventuel misbrug af adgang til kommunale bygninger samt at kunne deaktivere adgangskort, hvis det mistes. 
   Når kortet bruges til printer sker der logning. Data opbevares i 12 måneder og bruges til afregning. 
4. Benyttes adgangskort til kantinebetaling bliver det logget. Loggen gemmes indtil kundeforholdet ophører. 
5. Adgang til netværk og IT-systemer sker med bruger-ID og personlig adgangskode. Der sker logning fra man logger på en pc, til man logger af, og aktiviteter i mailsystem og på internet logges. Log opbevares i et år. 
   Formålet er at sikre, at uvedkommende ikke logger ind i kommunens systemer, med de fatale konsekvenser det kan have, og for beskyttelse af medarbejderne. 
6. Aktiviteter i fagsystemer logges på brugernavn. Log’en ligger i fagsystemet og kan tilgås af systemejeren/administratoren. Det er forskelligt fra fagsystem til fagsystem, hvor længe logning bliver opbevaret. 
   Formålet er at forebygge, at der ikke forekommer misbrug af borgernes data eller medarbejdernes login
7. GDPR-scanneren scanner efter følsomme eller fortrolige personoplysninger i dokumenter på medarbejderens drev, i mails og i sager eller dokumenter i Acadre, som har en kommunekode. Brugerhandlinger i systemet logges, når en medarbejder håndterer scanningerne fra systemet.
8. Når kommunens biler benyttes gemmes der oplysninger om hvem der har kørt bilen, hvilke rute der er kørt og på hvilket tidspunkt. Denne log gemmes i 3 år.
   Formålet er bl.a. at kunne finde frem til føreren af en bil, hvis vedkommende har fået en fartbøde eller en parkeringsbøde.
9. I helt særlige tilfælde kan der bruges Alkohol- og narkotest. 

• Formålet derved forspildes, eller der foreligger tvingende driftsmæssige grunde. 
• Ved begrundet mistanke om misligholdelse eller strafbare forhold. 
• Ved konkret mistanke om pligtstridig adfærd.