Samtykket skal være på plads inden kommunen begynder at behandle de omfattede personoplysninger. 

Et samtykke kan både gives mundtligt og skriftligt. Personen, der afgiver et samtykke, skal tydeligt tilkendegive, at vedkommende samtykker. 
Det er Fredensborg Kommune der skal kunne dokumentere, at der er indhentet et samtykke, som lever op til kravene i GDPR. Derfor skal der i videst muligt omfang indhentes skriftligt samtykke. Er det ikke muligt at indhente samtykket skriftligt, skal det på anden måde dokumenteres, hvad der er givet af information omkring samtykket og hvordan det er givet.

Anmodningen om samtykke skal ske i en letforståelig og lettilgængelig form og i et klart og enkelt sprog, som er egnet til den målgruppe, der er modtager.

Et samtykke skal være givet frivilligt. Hav derfor med i dine overvejelser, hvordan det bliver fremlagt for borgeren. Vær opmærksom på, at der er et ulige forhold mellem Kommunen og en borger, hvor en borger f.eks. ansøger om en ydelse. Her skal man være meget påpasselig med at bruge samtykket som behandlingshjemmel. 

Et samtykke skal være specifikt. Det må derfor ikke være generelt udformet eller uden en præcis angivelse af formålene med behandlingen af personoplysninger, og hvilke personoplysninger der vil blive behandlet. Det skal klart og tydeligt fremgå, hvad der gives samtykke til.

Hvis der skal behandles personoplysninger til flere formål, skal borgeren frit kunne vælge, hvilke formål vedkommende samtykker til. Et samtykke er ikke givet frivilligt, hvis ikke borgeren har mulighed for at give særskilt samtykke til forskellige behandlingsaktiviteter og dermed tvinges til at samtykke til flere formål. Samtykket skal altså granuleres (deles op). 
Rent praktisk kan det ske f.eks. i form af en samlet samtykkeerklæring, hvor borgeren kan markere, hvilke formål vedkommende vil acceptere, at der behandles oplysninger til. 

Eksempel: 
Du ønsker at tage billeder af en ansat i kommunen, for at vise hvordan en arbejdsdag kan se ud. Du ønsker både at bruge billederne i en pjece, på hjemmesiden og på Facebook. Medarbejderen skal frit kunne vælge, om billederne må bruges de forskellige steder, eksempelvis hvis vedkommende gerne vil samtykke til, at billederne bruges i en pjece og på hjemmesiden, men ikke på Facebook. 

Her finder du en skabelon til en samtykkeerklæring. Den skal tilpasses alt efter hvad der indhentes samtykke til.

Hvis du bruger og udfylder skabelonen, opfylder du samtidig den oplysningspligt kommunen har over for borgerne, når der indhentes og behandles personoplysninger.